مدیریت تماس های تلفنی چطور ممکن است؟!
به گزارش کتاب دینا، افزایش بهره وری با مدیریت تماس های تلفنی
پاسخگویی مدام به تماس های تلفنی مان در محیط کار و صحبت کردن های مستمر و پیگیری های تلفنی می تواند ما را از بسیاری برنامه و کارهایمان عقب بیندازد. در این مطلب توصیه هایی را به شما در این باره ارائه می دهیم که به رغم اینکه حائز اهمیت هستند و با وجود سادگی و پیش پا افتاده بودن، تاثیرات شگرفی بر خودمدیریتی زمانی مدیران و کارمندان داشته و بهره وری کاری آنها را تا حد بسیار زیادی ارتقا خواهد بخشید. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.
پاسخ ندادن به تماس های برنامه ریزی نشده و ناشناس
اگر شما در حال اجرای یک پروژه حساس و پیچیده هستید و نیاز به تمرکز بالایی هم دارید به هیچ عنوان نباید جواب تلفن های ناشناس یا برنامه ریزی نشده را بدهید چراکه این کار به شدت به اندازه بهره وری تان لطمه می زند. در این حالت برترین کار قرار دادن تلفن تان در حالت پیغام گیر است تا در زمان مناسب آنها را در لیست رسیدگی قرار دهید.
پیگیری نکردن تماس های ناموفقی که فاقد پیغام هستند
چنانچه کسی با شما تماس گرفت و شما به هر دلیلی به آن پاسخ ندادید و او هیچ پیغامی برای شما نگذاشت، از پیگیری آن تماس و یا تماس گرفتن با آن فرد خودداری کنید. چراکه اگر آن فرد کار ضروری و مهمی با شما داشت به طور حتم برای شما پیغام می گذاشت.
در دست گرفتن مدیریت مکالمات تلفنی تان
اگر کسی با شما تماس تلفنی گرفت و خواست که با شما صحبت کند در ابتدای مکالمه خود با آن فرد به طور شفاف معین ساخته که چقدر از وقت تان را می توانید صرف صحبت کردن با او کنید. در این حالت او نیز سعی می نماید تا صحبت هایش را خلاصه و مفید بیان کند. پس از آنکه اصل مطلب گفته شد نیز خیلی مودبانه و محترمانه خاتمه مکالمه تلفنی را با آن فرد اعلام نموده تا صحبت هایتان به حاشیه و طرح مطالب بی ارزش کشیده نشود. در حین گفت وگوهای تلفنی از قلم نیاندازید که وقت طلاست و نباید آن را بیش از حد برای مکالمات کم ارزش و حاشیه ای صرف کرد.
به روز کردن لیست تماس های سریع خود به صورت دوره ای
اگر شما می خواهید تماس های تلفنی تان با دیگران را در کوتاه ترین زمان ممکن انجام داده ضروری است که یک لیست آماده از شماره هایی که بیشتر با آنها تماس می گیرید و با یک اشاره در اختیارتان قرار می گیرند داشته باشید. بنابراین ضروری است این لیست را به طور دوره ای به روزرسانی کنید.
از دیگران درخواست کنید به جای زنگ زدن برای شما پیغام بگذارند
تا آنجایی که می توانید از دیگران بخواهید تا تماس های تلفنی شان با شما را به صورت پیغام گذاشتن بر روی پیغام گیر تلفن تان انجام دهند، نه اینکه به طور مستقیم با شما صحبت نمایند. شما با این کار به گونه ای عمل می کنید که اختیار وقت تان را در دست خودتان نگه داشته اید، نه دیگران.
منبع: الی گشت